Firma, organizacja non profit czy nawet urząd w swojej działalności opiera się na procesach, czyli na różnych obszarach działania, które mają na siebie wpływ.
Czym jest proces w firmie?
Zbiór działań ze sobą powiązanych i oddziałujących wzajemnie na siebie nazywany jest procesem. Dzięki procesom dane wejściowe przekształcane są w dane wyjściowe. Zapoczątkowanie procesu w firmie wiąże się z przetworzeniem danych wejściowych tak, aby przekształciły się one w dane wyjściowe.
Aby Procesy w firmie odpowiednio przebiegały, muszą być one wcześniej zdefiniowane i określone. Oczywiście na początku należy określić początek oraz koniec procesu oraz zidentyfikować dane wejściowe i wyjściowe. Następnie określa się dostawcę i klienta, a także osobę, która procesem będzie zarządzać.
Procesy biznesowe w firmie
Zajmując się procesami w firmie należy przede wszystkim rozróżnić je od projektów. Różnica między nimi jest nieduża, ale jednak. I jedne i drugie wymagają współpracy różny ch działów począwszy od pomysłu, następnie planu, a skończywszy na jego realizacji. Procesy są powtarzalne. Ich czynność jest rutynowa i zwyczajowo ciągła.
Procesy w firmie muszą być cały czas obserwowane. Należy stopniowo wprowadzać ulepszenia i zwiększać ich wydajność. Dzięki temu firma będzie sprawnie funkcjonować, co przyniesie oczekiwane zyski finansowe.
Jakich narzędzi używać w procesach w firmie?
Aby procesy w firmie skutecznie działały można zaznajomić się z dwoma narzędziami, które ułatwiają ich organizację. Jednym z nich jest mapowanie procesów. Mapowanie jest to tworzenie mapy, która obrazuje cały proces zachodzący w firmie. Zawarte w niej są procesy główne oraz pomocnicze.
Kolejnym sposobem lepszej organizacji procesów jest optymalizacja. Optymalizacja polega na ulepszaniu oraz analizowaniu procesów. W dużej mierze optymalizacja opiera się na pracy z ludźmi, czyli na szkoleniu ich, a to w konsekwencji prowadzi do sprawniejszego działania procesów. Te dwa narzędzia pomagają w ulepszaniu procesów oraz ich wdrażaniu.